01 Nhiều người nghĩ rằng căn lề trong Word rồi xuất PDF là đủ để mang đi in
Nhiều tác giả lần đầu làm sách thường hỏi chúng tôi: "Tôi đã căn lề trong Word rất vừa mắt, chọn phông chữ ngay ngắn, đánh số trang rồi xuất sang PDF. Sao không mang thẳng file đó ra nhà in cho nhanh, mà phải dàn trang lại bằng InDesign?"
Câu hỏi ấy rất hợp lý. Có điều, khi sách đã in xong, dán keo gáy và xén mép, những điểm bất tiện mới bắt đầu lộ ra:
- Người đọc phải dùng hai tay bẻ cong gáy sách mới đọc được chữ ở mép trong, vì chữ nằm quá sát vào gáy.
- Ảnh xem trên màn hình máy tính thì rõ, nhưng in ra giấy lại mờ và vỡ hạt.
- Nhiều dòng chữ bị kéo giãn bất thường, để lại những khoảng trắng loang lổ giữa các từ.
- Thỉnh thoảng lại có một trang chỉ có đúng một từ hoặc một dòng ngắn nằm trơ trọi ở trên cùng.
Gốc của chuyện này là Word sinh ra để soạn giấy tờ văn phòng, trong khi InDesign sinh ra để dựng trang sách đem in. Hai phần mềm sinh ra cho hai việc khác nhau, nên kết quả in ra cũng khác nhau.
02 Microsoft Word và Adobe InDesign khác nhau ở những điểm nào?
Bảng sau so từng việc một giữa hai phần mềm, và cột cuối ghi điều bạn nhận ra khi cầm cuốn sách đã in.
| Tiêu chí | Trên Word | Trên InDesign | Khi in thành sách |
|---|---|---|---|
| Mục đích phần mềm | Soạn thảo văn phòng linh hoạt | Dàn trang in ấn chính xác | Word hợp để in tài liệu A4, còn InDesign dùng để làm sách in. |
| Chỉnh khoảng cách chữ | Canh lề cơ bản, giãn dòng đơn giản | Chỉnh chi tiết từng khoảng cách chữ | Con chữ được xếp đều, mắt đọc êm và đọc lâu không mỏi. |
| Cách ngắt dòng | Ngắt theo từng dòng riêng lẻ | Tính cách ngắt cho cả đoạn | Cả đoạn được cân lại nên không bị hở những khoảng trắng lớn giữa các từ. |
| Xử lý dòng rớt (Widow/Orphan) | Chỉ kiểm soát ở mức cơ bản | Khóa dòng tự động (Keep Options) | Không còn một chữ hay một dòng lẻ loi rơi sang đầu trang sau. |
| Chừa lề gáy sách | Chừa lề tương đối, trang đôi dễ lệch | Đặt trang đôi đối xứng chính xác | Mép trong đủ rộng nên khi dán keo gáy, chữ không bị che mất. |
| Chừa mép cắt xén (bleed) | Không có tính năng bù xén | Đặt bù xén 2 mm kèm dấu cắt | Mép sách không lộ viền trắng sau khi máy xén cắt giấy. |
| Hệ màu in | Mặc định dùng hệ màu màn hình sRGB | Làm việc với hệ màu in CMYK | Màu trên giấy gần với dự tính, không xỉn đi so với lúc xem trên màn hình. |
| Quản lý file ảnh | Ảnh dán thẳng vào file dễ bị giảm độ nét | Liên kết tới ảnh gốc, giữ độ nét 300 DPI | Ảnh in ra rõ ràng, không vỡ hạt hay bệt màu. |
| Độ ổn định với sách dày | Chậm dần khi file dài, nhiều ảnh | Ổn định với sách dày, nhiều ảnh | File ít bị lỗi, việc chia chương mục thuận tiện. |
03 Bốn tính năng làm nên khác biệt khi dàn trang sách bằng InDesign
Sự khác nhau giữa một cuốn sách dàn bằng InDesign và một cuốn in thẳng từ Word nằm chủ yếu ở bốn tính năng dưới đây.
1. InDesign tính cách xuống dòng cho cả đoạn văn
Khi bạn chọn canh đều hai bên trong Word, Word chỉ tính khoảng cách cho từng dòng riêng lẻ. Nếu một dòng gặp phải từ quá dài, Word sẽ kéo giãn khoảng cách giữa các từ còn lại, tạo ra những vệt trắng chạy dọc trang mà người trong nghề in gọi là "sông chữ".
InDesign làm khác. Phần mềm xét cả đoạn văn cùng lúc, thử nhiều cách ngắt dòng và nhích khoảng cách giữa các chữ đi rất ít, để cả đoạn có mật độ chữ đều. Nhờ vậy, mắt người đọc đi từ dòng này sang dòng kia êm hơn hẳn.
2. Trang mẫu (parent pages) giữ các phần lặp lại luôn đúng chỗ
Trong một cuốn sách in, các phần lặp lại như tiêu đề đầu trang và số trang được đặt theo những quy tắc quen thuộc:
- Trang mở đầu một chương mới không đặt tiêu đề đầu trang.
- Trang chẵn bên tay trái ghi tên cuốn sách.
- Trang lẻ bên tay phải ghi tên chương đang đọc.
- Số trang được đặt ở mép ngoài hoặc giữa chân trang để người đọc lật tìm cho tiện.
Cài những quy tắc này trong Word rất mất công và số trang dễ bị nhảy. Với InDesign, người dàn trang chỉ cần cài một lần trên trang mẫu, và toàn bộ các trang trong sách sẽ tự chạy theo đúng quy tắc ấy.
3. Tính năng khóa dòng (keep options) giữ cho chữ không rơi lẻ loi
Trong nghề in, chuyện một chữ hay một dòng ngắn rơi trơ trọi sang đầu trang kế tiếp được gọi là lỗi dòng rớt.
InDesign có tính năng khóa dòng tự động. Khi một đoạn văn bị ngắt sang trang mới, phần mềm giữ lại ít nhất hai dòng ở chân trang trước và đưa ít nhất hai dòng sang đầu trang sau. Nhờ vậy, trang sách nào cũng đầy đặn và không có những dòng lẻ trông trống trải.
4. Bảng kiểm tra lỗi (live preflight) rà soát cả cuốn sách trước khi in
Trước khi xuất file PDF gửi nhà in, InDesign tự rà toàn bộ cuốn sách:
- Phần mềm báo ngay nếu có khung chữ nào bị tràn chữ mà mắt thường không thấy.
- Phần mềm báo nếu có ảnh nào bị mờ (dưới 300 DPI) hoặc vẫn đang để hệ màu màn hình RGB.
- Phần mềm kiểm tra xem các phông chữ đã được nhúng đủ vào file hay chưa.
Nhờ bước rà soát này, file PDF xuất ra đã sẵn sàng để in, và hiếm khi gặp lỗi kỹ thuật khi tới tay nhà in.
04 Khi nào nên dùng Word, và khi nào nên chuyển sang InDesign?
Mỗi phần mềm có thế mạnh riêng, và một cuốn sách thường cần cả hai ở những giai đoạn khác nhau.
- Bạn nên dùng Microsoft Word khi:
- bạn đang viết nháp và phát triển ý tưởng;
- bạn đang sửa câu chữ, chính tả cùng biên tập viên bằng tính năng Track Changes;
- bạn đang gom tài liệu, ghi chép và lập mục lục sơ bộ.
- Bạn nên chuyển sang InDesign khi:
- phần chữ của cuốn sách đã được chốt xong;
- đã tới lúc quyết định khổ sách, kiểu chữ, khoảng lề gáy và dựng phần ruột sách;
- bạn cần xuất file in để làm hồ sơ xin giấy phép xuất bản và gửi sang nhà in.
05 Vylink Books dàn trang sách bằng InDesign cho bạn như thế nào?
Ở Vylink Books, người phụ trách nhận file Word của bạn và dàn thành những trang sách in ngay ngắn. Lề trang và khoảng cách chữ được đặt cân đối theo khổ sách bạn chọn. Kiểu chữ được chọn cho hợp với nội dung, các dòng rớt và những khoảng trắng thô được xử lý hết. Bạn đọc bản dàn và ghi chú chỗ cần sửa ngay trên đường link riêng.
Giá dàn trang tại Vylink Books từ 8.000đ đến 25.000đ mỗi trang thành phẩm, tùy thể loại: văn học 8.000đ/trang, thơ 10.000đ/trang, sách kỹ năng 14.000đ/trang, giáo trình 18.000đ/trang, sách ảnh hoặc sách in 4 màu 25.000đ/trang. Với sách dưới 300 trang, việc dàn trang thường xong trong 5 đến 7 ngày làm việc, và bạn được xem 2 mẫu thử để chọn trước khi dàn cả cuốn.
06 Câu hỏi thường gặp
File Word xuất PDF có mang thẳng ra nhà in được không?
Về kỹ thuật thì nhà in vẫn in được, nhưng sách dễ gặp lỗi: chữ sát gáy khó đọc, ảnh mờ, khoảng trắng loang lổ giữa các từ, dòng lẻ rơi sang đầu trang. Word cũng không có bù xén và mặc định dùng hệ màu màn hình sRGB, trong khi file in cần bù xén 2 mm và hệ màu CMYK.
Tác giả có cần biết dùng InDesign không?
Không cần. Bạn cứ viết và sửa bản thảo trên Word, dùng Styles cho tiêu đề và Track Changes khi làm việc với biên tập viên. Khi phần chữ đã chốt, người dàn trang đưa bản thảo sang InDesign để dựng trang sách in.
Dàn trang sách bằng InDesign ở Vylink Books giá bao nhiêu?
Từ 8.000đ đến 25.000đ mỗi trang thành phẩm tùy thể loại: văn học 8.000đ, thơ 10.000đ, kỹ năng 14.000đ, giáo trình 18.000đ, sách ảnh hoặc in 4 màu 25.000đ. Sách dưới 300 trang thường dàn xong trong 5 đến 7 ngày làm việc, và bạn được xem 2 mẫu thử trước khi dàn cả cuốn.
07 Bắt đầu chuẩn bị cho khâu dàn trang cùng Vylink Books
Một cuốn sách viết hay xứng đáng được dàn trang ngay ngắn. Bạn đã bỏ nhiều công sức cho từng câu chữ, nên sẽ thật đáng tiếc nếu lề lệch hay những khoảng trắng loang lổ làm bạn bè và người mua sách đọc kém thoải mái.
Để chuẩn bị tốt cho khâu dàn trang, bạn có thể đọc Cẩm nang tự xuất bản sách lần đầu, nơi các bước được vẽ thành sơ đồ năm bước dễ theo dõi.
Trong lúc viết, bạn có thể soạn luôn trên file Word mẫu của chúng tôi. Bản thảo hoàn tất thì đưa vào công cụ ước lượng số trang từ file Word, bạn sẽ thấy ngay sách dày khoảng bao nhiêu trang và chi phí dự kiến là bao nhiêu.