Cách định dạng file Word trước khi gửi đi dàn trang sách in

01 Vì sao bản thảo Word nên được dọn gọn trước khi đem dàn trang?

Phần lớn các cuốn sách đều bắt đầu từ một file Microsoft Word. Đó là nơi tác giả viết, sửa và gom góp câu chữ trong nhiều tháng, nên file thường mang theo đủ thứ thói quen của việc soạn văn bản văn phòng: chỗ này bấm phím cách để thụt đầu dòng, chỗ kia bấm Enter liên tục để sang trang, chỗ khác lại tự đổi cỡ chữ cho tiêu đề.

Những thói quen ấy chẳng gây hại gì khi bạn in một tờ A4. Chúng chỉ bắt đầu gây khó khi bản thảo được chuyển sang phần mềm dàn trang, bởi Word và InDesign làm việc theo hai cách rất khác nhau:

• Word được làm ra để gõ văn bản trên màn hình hoặc in ra giấy A4, nên các đoạn văn trôi tự do và trang được ngắt linh động theo nội dung.
• InDesign được làm ra để dựng trang sách in, nên từng khung chữ, từng khoảng lề gáy, từng cặp trang chẵn lẻ đều được cố định tới từng milimét.

Khi một file Word trình bày tùy hứng được đưa vào InDesign, trang sách rất dễ bị xô lệch. Phông chữ nhảy lung tung, khoảng cách giữa các đoạn không đều, mục lục tự động không nhận ra tiêu đề chương, còn cước chú thì văng sang trang khác. Người dàn trang phải sửa tay từng chỗ, vừa mất công vừa dễ sót.

Ngược lại, một file Word được dọn gọn ngay từ đầu giúp việc dàn trang đi nhanh hơn, trang sách ngay ngắn hơn, và cả bạn lẫn người làm sách đều đỡ tốn thời gian cho những lần chỉnh sửa lẽ ra có thể tránh được.

02 Bảy thói quen gõ Word thường làm hỏng trang sách

Dưới đây là bảy thói quen mà người dàn trang gặp nhiều nhất trong các bản thảo gửi tới. Thói quen nào cũng có một cách sửa đơn giản, và bạn chỉ cần làm vài lần là quen tay.

Lỗi 1: bấm phím cách nhiều lần để thụt đầu dòng

Nhiều người quen bấm phím cách (Space) bốn, năm lần ở đầu mỗi đoạn để thụt đầu dòng. Khi bản thảo được đưa vào phần mềm dàn trang, những dấu cách ấy làm các đầu dòng thụt ra thụt vào so le, nhìn cả trang sách rất lộn xộn.

Cách làm đúng là để chữ bắt đầu sát lề trái và không bấm dấu cách nào ở đầu đoạn. Người dàn trang sẽ đặt khoảng thụt đầu dòng cho cả cuốn sách chỉ bằng một thao tác, nên đoạn nào cũng thụt vào đều nhau.

Lỗi 2: bấm enter liên tục để sang trang mới

Hết một chương, không ít người nhấn Enter mười mấy lần cho con trỏ nhảy sang trang sau. Cách này rất dễ làm hỏng trang: chỉ cần bạn thêm hay bớt một dòng ở chương trước, đám dòng trống ấy sẽ đẩy tiêu đề chương sau rơi xuống giữa trang, có khi xuống tận chân trang.

Cách làm đúng là bấm tổ hợp phím Ctrl + Enter để ngắt trang. Nhờ vậy, chương sau bao giờ cũng mở ra ở đầu một trang mới, chương trước dài ngắn thế nào cũng không ảnh hưởng.

Lỗi 3: tự đổi cỡ chữ cho tiêu đề thay vì dùng styles

Muốn làm tiêu đề chương, nhiều người bôi đen dòng chữ rồi tự chọn cỡ 18pt in đậm, còn mục con thì chọn cỡ 14pt. Nhìn trên màn hình thì giống tiêu đề thật, nhưng phần mềm dàn trang không nhận ra đâu là chương, đâu là mục để làm mục lục tự động. Người dàn trang khi đó phải dò lại từng trang để gắn cấp tiêu đề, rất mất thời gian.

Cách làm đúng là chọn kiểu có sẵn trong khung Styles của Word: tên chương dùng Heading 1, mục lớn dùng Heading 2, mục nhỏ dùng Heading 3, còn các đoạn văn thường thì để Normal.

Lỗi 4: tự gõ số chú thích và kẻ vạch ở chân trang

Có tác giả gõ số (1) ngay sau chữ cần chú thích, rồi kéo xuống cuối trang Word, kẻ một đường ngang và gõ lời giải thích bên dưới. Khổ sách in thật, chẳng hạn 14,5 x 20,5 cm, nhỏ hơn trang A4 khá nhiều. Khi chữ được dồn vào khổ nhỏ hơn, phần chú thích gõ tay sẽ trôi sang một trang khác, nằm cách xa chữ mà nó giải thích.

Cách làm đúng là để Word tự lo phần chú thích: mở thẻ References, bấm Insert Footnote (phím tắt Ctrl + Alt + F). Số thứ tự do Word tự đánh, và khi sang khổ sách nhỏ, lời chú thích vẫn đi theo chữ của nó xuống chân cùng một trang.

Lỗi 5: dán ảnh mờ thẳng vào file Word

Ảnh chụp màn hình, ảnh tải trên mạng hay ảnh gửi qua ứng dụng nhắn tin thường đã bị nén, độ phân giải chỉ còn khoảng 72 đến 96 DPI. Những ảnh ấy xem trên điện thoại thì vừa mắt, nhưng khi in ra giấy sẽ bị vỡ hạt và mờ đục.

Cách làm đúng là giữ lại file ảnh gốc dạng JPG hoặc PNG, chụp từ máy ảnh hay điện thoại, có độ phân giải từ 300 DPI. Bạn gom các ảnh vào một thư mục riêng và đặt tên theo thứ tự, còn trong file Word thì chỉ cần ghi chú chỗ cần đặt ảnh.

Lỗi 6: dùng lẫn bảng mã cũ và nhiều phông chữ lạ

Bản thảo gõ bằng các phông chữ cũ không theo bảng mã Unicode, như VNI hay TCVN3, hoặc dùng lẫn nhiều phông trong cùng một bài, rất dễ bị mất dấu tiếng Việt khi chuyển sang phần mềm dàn trang.

Cách làm đúng là để bộ gõ ở chế độ Unicode và chỉ dùng một phông thông dụng cho cả file, chẳng hạn Times New Roman, Arial hay Calibri, cỡ chữ từ 12 đến 13pt. Phông chữ dùng cho sách in sẽ được chọn ở bước dàn trang, nên lúc viết bạn chưa cần bận tâm chuyện đó.

Lỗi 7: gõ thêm dấu cách hoặc tab để dòng chữ trông thẳng hàng

Muốn lề phải trông thẳng tắp, có người nhét thêm dấu cách hay phím Tab vào giữa các từ. Sang khổ sách, chữ được xếp lại dòng khác, và những khoảng trống tự thêm ấy hóa thành các vệt trắng lỗ chỗ giữa trang.

Cách làm đúng là cứ để Word canh lề như bình thường. Phần mềm dàn trang sẽ tự tính khoảng cách giữa các chữ sao cho đều đặn.

03 Dùng styles để bản thảo Word có khung sườn rõ ràng

Bạn có thể hình dung Styles như bộ khung xương của bản thảo. Khi mỗi dòng được gắn đúng kiểu, Word biết đâu là tên sách, đâu là chương và mục, và người dàn trang cũng đọc ra ngay cấu trúc ấy:

[Bản thảo Word dùng Styles]
  ├── Title: Tên cuốn sách
  ├── Subtitle: Lời đề tặng hoặc phụ đề
  ├── Heading 1: Tên chương (Chương 1, Chương 2...)
  │     ├── Heading 2: Mục lớn trong chương (1.1, 1.2...)
  │     │     └── Heading 3: Mục con chi tiết (1.1.1, 1.1.2...)
  └── Normal: Các đoạn văn thường

Trên Word, bạn làm theo các bước sau:

1. Bạn mở thẻ Home và tìm khung Styles trên thanh công cụ.
2. Mỗi khi viết tên một chương mới, bạn đặt con trỏ vào dòng tiêu đề đó rồi bấm chọn Heading 1.
3. Với tiêu đề các mục con, bạn đặt con trỏ vào dòng đó rồi chọn Heading 2 hoặc Heading 3.
4. Các đoạn nội dung bình thường thì bạn để nguyên kiểu Normal.
5. Muốn soát lại, vào thẻ View, đánh dấu ô Navigation Pane. Khung bên trái liệt kê cả cây mục lục của cuốn sách; thấy mục nào lệch cấp thì gán lại style cho đúng là xong.

04 Cách sắp xếp hình ảnh và bảng biểu trong bản thảo

Nếu sách của bạn có ảnh minh họa và bảng biểu, bạn nên chuẩn bị thêm ba việc nhỏ dưới đây.

Trước hết, bạn tạo một thư mục riêng để gom toàn bộ ảnh gốc và đặt tên từng file thật rõ ràng, ví dụ Hinh_01_01_SoDo.png hay Hinh_02_03_BieuDo.jpg. Khi tên file cho biết ảnh thuộc chương nào và đứng thứ mấy, người dàn trang sẽ tìm và đặt ảnh rất nhanh.

Tiếp theo, ở chỗ muốn đặt ảnh trong file Word, bạn xuống một dòng riêng và ghi chú như sau:
[CHÈN HÌNH: Hinh_01_01_SoDo.png, chú thích: Sơ đồ mô hình kinh doanh].

Cuối cùng, với bảng số liệu, bạn dùng công cụ tạo bảng ngay trong Word (thẻ Insert, chọn Table). Bạn nên tránh dán ảnh chụp màn hình bảng tính Excel, vì chữ trong ảnh chụp khi in ra sẽ bị mờ và người dàn trang cũng không sửa được nội dung bên trong.

05 Bảng kiểm tra nhanh trước khi bạn gửi file đi dàn trang

Trước khi bấm gửi, bạn bỏ ra vài phút đối chiếu file với bảng dưới. Dòng nào đã có dấu hiệu "ổn" thì phần ấy hầu như sẽ không làm khó người dàn trang nữa.

06 Câu hỏi thường gặp

07 Tải file Word mẫu của Vylink Books để bắt đầu cho thuận tay

Một bản thảo được chuẩn bị cẩn thận từ đầu sẽ giúp cuốn sách in ra ngay ngắn, đồng thời giúp bạn tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí làm sách.

Khỏi phải tự cài từng style, bạn có thể tải file Word mẫu của Vylink Books, trong đó các kiểu Heading và lề trang đã được đặt sẵn, rồi gõ hoặc dán nội dung thẳng vào. Bản thảo xong rồi thì thả file vào công cụ tính số trang từ file Word để biết trước sách dày chừng bao nhiêu trang và chi phí dự kiến khoảng bao nhiêu.